Il manuale d’uso è un documento imprescindibile dal prodotto elettronico. Chi produce macchinari per uso civile e industriale lo sa bene: una macchina non può nemmeno essere messa in commercio senza il relativo libretto di istruzioni. 

Il manuale è più di un obbligo legislativo. È uno strumento che permette di migliorare l’immagine della propria azienda all’esterno e di aiutare i dipendenti dello stesso produttore, o almeno una sezione ben specifica, a svolgere al meglio il proprio lavoro.

Se stai pensando di scrivere autonomamente il tuo manuale di istruzioni, affidandoti al team interno dell’azienda, potresti incappare in una serie di errori che verrebbero a costarti più che commissionare la stesura del manuale ad un ente esterno e specializzato.

Esistono figure predisposte e formate per scrivere manuali d’uso: sono i technical writer, o redattori tecnici, che non solo conoscono il funzionamento dei macchinari in generale, ma sono in grado di capire perfettamente come lavora ogni singola macchina, a quale tipologia appartiene e quali sono le regole che renderanno il manuale sia a norma di legge che efficace per il personale che lo leggerà.

Perché far scrivere il proprio manuale d’uso ad altri? 

L’obiezione più frequente dei produttori di macchinari è proprio questa: “e la macchina è stata prodotta da noi, perché non possiamo occuparci noi stessi di scrivere le sue istruzioni?”.

Non è un dubbio del tutto infondato: del resto, chi meglio di chi ha realizzato concretamente un prodotto sa come funziona, quali sono i guasti che si possono verificare e come risolverli.

Il problema è che un manuale d’uso non è una mera scheda tecnica su cui riportare dati e informazioni. È molto di più: è un punto di connessione con l’esterno, un documento che comunica con gli utilizzatori del prodotto, uno strumento che può cambiare l’immagine aziendale se scritto in un certo modo. 

Per dare un ordine alle idee, abbiamo individuato cinque ragioni per cui affidare la stesura del libretto di istruzioni a personale esterno e qualificato si rivela una mossa vincente.

  1. Professionalità dei redattori tecnici

I technical writer studiano e seguono corsi di formazione specifici per acquisire le basi del mestiere (e non solo). Il redattore tecnico ha piena proprietà di:

  • conoscenza tecnica dei macchinari;
  • conoscenza della legislazione vigente sui macchinari di interesse;
  • linguaggio tecnico e corretta semplificazione per il libretto di istruzioni.

Questa figura professionale unisce il cosa dire all’interno di un manuale a come dirlo, prendendo in considerazione il target di riferimento (chi utilizzerà il macchinario) e usando uno stile di scrittura che sappia unire la specificità del linguaggio tecnico alla massima comprensibilità.

  1. Abbattimento dei costi e dei tempi di produzione

In genere, quando la stesura del manuale rimane un compito assegnato all’interno dell’azienda, questa viene affidata al personale progettista che ha concretamente realizzato il macchinario. 

Certo, nessuno meglio di loro può conoscere la macchina; ma visto che non è la loro mansione principale, quanto tempo hanno effettivamente a disposizione per scrivere? 

La procrastinazione, in questo caso, si traduce molto spesso in ritardi nella consegna, e in ritardi nella finalizzazione del macchinario per la messa in commercio. Senza libretto di istruzioni, ricordiamolo, un macchinario non può ottenere il marchio CE e non può fisicamente uscire dalla fabbrica per essere venduto. Si accumulano ritardi su ritardi, sacrificando la buona qualità del risultato finale – e, così facendo, non si risparmia affatto.

  1. Attenzione alle norme legislative

Tra gli aspetti formativi di un redattore tecnico rientra anche la conoscenza legislativa per quanto riguarda la stesura di un manuale di istruzioni. La Direttiva Macchine 2006/42/CE individua, all’interno dell’articolo 7, le norme su cosa debba contenere un manuale di istruzioni. 

Anche il minimo dettaglio mancante può compromettere l’uso sicuro del macchinario: se infatti, durante il suo utilizzo, si verificasse un malfunzionamento che comporta un danno all’operatore, quest’ultimo potrebbe rivalersi sul produttore in assenza di istruzioni precise all’interno del macchinario. 

Ovviamente, il manuale d’uso deve contenere le istruzioni necessarie per evitare e bloccare guasti e malfunzionamenti per l’uso corretto del macchinario. Se questo viene manomesso o usato intenzionalmente in modo non conforme a quanto indicato sul libretto, il produttore non avrebbe alcuna colpa.

  1. Incremento della customer satisfaction

La sezione più importante del manuale d’uso è probabilmente quella dedicata a “Cosa fare in caso di…”. Messaggi di errore, interruzioni improvvise e malfunzionamenti sono da mettere in conto, tanto da essere inseriti in una sezione apposita del libretto a corredo delle relative risoluzioni. In alcuni casi può essere addirittura un manuale a parte, chiamato “manuale di manutenzione”, distribuito insieme a quello di istruzioni. 

La presenza di questa parte nella manualistica tecnica è fondamentale per gli operatori, che possono risolvere i problemi più comuni da soli senza attendere l’intervento del tecnico. Il cliente che non deve attendere molto per ricominciare ad usare il prodotto è un cliente soddisfatto, che non perde tempo prezioso all’interno della sua catena produttiva.

  1. Snellimento della procedura customer care

Come naturale conseguenza all’incremento della soddisfazione del cliente, così come spiegato nel primo paragrafo, si contrappone lo snellimento delle procedure di assistenza al cliente, sia telefonica che di persona. 

Se l’operatore riesce a risolvere autonomamente la maggior parte dei guasti tecnici grazie all’ausilio del libretto di istruzioni, le richieste di assistenza diminuiranno drasticamente. Il produttore potrà quindi snellire il lavoro del customer care e anche l’entità di questa sezione aziendale, riducendo i costi dedicati al supporto clienti.

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