La scrittura del manuale d’uso di un macchinario è uno dei passi necessari da compiere per l’ottenimento del marchio CE, obbligatorio per la messa in vendita della macchina su suolo europeo. 

Nonostante ciò, spesso la sua compilazione viene rilegata alla fine della progettazione e della realizzazione della macchina, come compito secondario, da affidare ad addetti tecnici interni che non fanno questo di mestiere.

Utilizzare il manuale di istruzioni in questo modo è una grande occasione persa. Il libretto di istruzioni può infatti diventare un “rappresentante” del produttore, un modo per far felice il cliente e alleggerire il carico di lavoro interno all’azienda.

Inoltre, e non è meno importante, è l’unico strumento a disposizione del produttore per difendersi da accuse nella sfera legale.

www.manualeefficace.com lavora da anni nella realizzazione di manuali d’uso che coniugano la necessità di avere un manuale a tutte le potenzialità che questo può esprimere. Sono tre gli obiettivi che abbiamo individuato, e che muovono la stesura di ogni manuale affidato ai nostri redattori tecnici.

Obiettivi di un (buon) manuale d’uso

“Ma chi legge i libretti di istruzione?” è il dubbio più frequente legato all’uso dei manuali. Un dubbio fondamentalmente sbagliato: i libretti vengono letti… quando servono. Spesso bisogna aspettare il primo guasto o malfunzionamento, o sono utilizzati la prima volta per capire come avviare e usare un macchinario. Presto o tardi, però, il manuale d’uso tornerà utile, e in quel momento il cliente si aspetta tre qualità.

Semplicità di lettura e comprensione

Il manuale deve essere strutturato in maniera coerente e coesa, con una giusta suddivisione in capitoli e paragrafi. Il redattore tecnico professionista conosce le tecniche di scrittura di manualistica tecnica, e sa come impostare un testo per garantire la massima fruibilità.

Efficacia per il cliente e per il produttore

Le nozioni riportate nel manuale devono essere complete e chiarificatrici. Istruzioni precise, spiegate passo dopo passo, senza dare nulla per scontato – ma, al contempo, senza semplificare in maniera eccessiva. Se il cliente può sistemare un guasto da solo, è bene che nel manuale sia indicato come fare. Così non deve rivolgersi al customer care e aspettare la riparazione. Al contempo, il customer care si occupa solo delle richieste che richiedono davvero l’intervento tecnico esterno, snellendo i processi lavorativi. 

Rispetto delle norme di legge

Abbiamo detto prima che il manuale è l’unico strumento che consente al produttore di difendersi davanti a un giudice. Per farlo è necessario che sia compilato e scritto in maniera corretta, contenendo tutte le informazioni utili a prevenire danni e incidenti. Queste informazioni sono indicate nella Direttiva Macchine 2006/42/CE, che al suo interno elenca tutti i dati da riportare all’interno di un manuale per considerarlo davvero completo.

Come scrivere un manuale di istruzioni

Qui non parleremo delle tecniche di scrittura e di impaginazione, né di come impostare una struttura interna capace di rendere un manuale migliore di un altro.

Non lo faremo perché non sono questi i veri “segreti del mestiere” da ricercare affinché si possa scrivere un buon manuale. Anni e anni di lavoro nella manualistica tecnica permettono, oggi, a ManualeEfficace di adottare un metodo di lavoro chirurgico, puntuale, che statisticamente dà ottimi risultati senza deludere le aspettative.

Questo metodo è IRIDE, il nostro flusso di lavoro per la scrittura dei manuali che parte dalla conoscenza del produttore e dalla macchina e arriva alla verifica dei risultati fissati in fase iniziale.

IRIDE consta di nove step, a cui si aggiungono due fasi di controllo post-consegna del manuale. Vogliamo rivelarvi in questo articolo come lavoriamo, per rendervi partecipi del nostro metodo e di come sia realmente possibile raggiungere risultati sempre eccellenti. 

  1. Definizione degli obiettivi (KPI): concordiamo con il cliente quali sono gli obiettivi che desidera raggiungere a partire dal suo manuale di istruzioni.
  2. Raccolta dei materiali informativi: studiamo la macchina con il materiale fornito dal cliente, quali progettazione, test, elenchi dei pezzi utilizzati, documenti che riportano il funzionamento del macchinario;
  3. Analisi Interna: elaboriamo tutti i dati in nostro possesso e li allineiamo agli obiettivi definiti dal cliente, per tracciare una struttura su cui iniziare a lavorare;
  4. Prima Bozza: il manuale viene scritto, rispettando la Direttiva Macchine 2006/42/CE;
  5. Prima Consegna: il cliente riceve il manuale ed effettua la sua revisione;
  6. Bozza finale: il redattore tecnico effettua le correzioni adeguate sulla base dei suggerimenti del cliente;
  7. Validazione: si controlla che tutti i parametri indicati nella Direttiva Macchine siano stati rispettati, eseguendo un test di autovalutazione sia a livello di contenuti che di leggibilità;
  8. Consegna: il manuale è pronto e viene consegnato definitivamente al cliente per la stampa.
  9. Formazione: i tecnici e gli operatori sono informati sui contenuti del manuale. In alternativa, formiamo nuovi redattori tecnici interni all’azienda con un corso specifico.

I due step aggiuntivi chiudono il cerchio, poiché lo staff di Manuale Efficace si occupa di verificare anche:

  1. Comprensione e Ergonomia del manuale: organizziamo un focus group in cui forniamo il manuale ad alcuni tester selezionati nel target simile a quello dell’utilizzatore reale del manuale, per capire se il contenuto viene subito recepito o presenta criticità;
  2. Raggiungimento degli obiettivi individuati nella prima fase: misuriamo le richieste di assistenza su un determinato prodotto, mettendo a confronto le richieste del primo manuale (non realizzato da noi) con le richieste del nuovo manuale. 

Il tuo manuale è efficace?

Vuoi controllare subito che il tuo attuale manuale sia comprensibile, fruibile e a norma di legge? Contattaci per organizzare un test del manuale e scoprire come puoi migliorarlo.