All’interno di un manuale d’uso le parole sono l’unico strumento che consente una corretta comunicazione tra produttore e operatore del macchinario. 

Non ci si focalizza mai abbastanza sulla necessità di utilizzare e scegliere le parole giuste. Spesso, nella redazione dei manuali, gran parte dell’attenzione è riservata al rispetto delle regole dettate dalla Direttiva Macchine. Il manuale viene compilato solo pensando al suo valore legale, e al bisogno di rispettare alcuni requisiti per poterlo mettere in commercio.

Questo assunto, però, è sbagliato. Comporta la perdita dell’altra, grande opportunità che può dare un manuale di istruzioni, quello cioè di stabilire indirettamente una relazione tra venditore e cliente.

Quand’è che un operatore di macchina ricorre al manuale? Se non lo fa durante le operazioni quotidiane, sicuramente lo farà al primo avvio della macchina, e poi in caso di malfunzionamenti. Due momenti in cui il bisogno diventa urgente, e il manuale è il primo strumento ricercato per ottenere aiuto. 

Nel momento in cui questo aiuto viene meno, perché il manuale è scritto in maniera frettolosa, superficiale, a volte incomprensibile, o è carente di informazioni, il rapporto tra cliente e produttore subisce una battuta d’arresto. Ci si può rivolgere al servizio clienti, ma questo comporta un rallentamento dei tempi che potrebbe far perdere la pazienza.

In questo articolo approfondiremo l’uso del linguaggio all’interno del manuale di istruzioni, per capire in che modo scrivere per soddisfare le esigenze del cliente e fare del manuale d’uso un punto di forza per l’immagine dell’azienda produttrice.

Lessico manuale di istruzioni: linguaggio tecnico o semplificato?

Essere semplici e diretti è uno dei presupposti, e degli obiettivi, di chi si occupa di comunicazione, e in questo la comunicazione tecnica non è differente dalle altre. Rendere il testo quanto più fluido e semplice possibile, a livello sintattico e lessicale, fa sì che l’informazione arrivi dritta al punto e non pecchi di ambiguità. 

Ma, nel caso della manualistica tecnica, un’eccessiva semplificazione del linguaggio può rivelarsi controproducente, addirittura pericolosa. 

Partiamo dalla premessa che chi scrive un manuale d’uso (il redattore tecnico) e chi lo legge (un operatore di macchina) parlano lo stesso linguaggio tecnico. Conoscono entrambi i nomi specifici dei componenti del prodotto, sono in grado entrambi di leggere delle figure esplicative, di seguire delle istruzioni specifiche. 

In questo caso, utilizzare i termini specifici per indicare ogni componente del macchinario fa sì che non vi sia spazio per fraintendimenti o incomprensioni. 

Una semplificazione eccessiva del lessico sarebbe quindi inutile. Da una parte, il redattore dovrebbe utilizzare più parole di quante ne siano necessarie, aumentando la lunghezza del testo e mettendo a rischio la comprensione immediata; dall’altra, l’operatore potrebbe confondere tra di loro i componenti del prodotto, se non fosse chiara l’indicazione del loro utilizzo. 

Affidare la stesura di un manuale di istruzioni a un technical writer serve proprio a evitare queste situazioni: la sua formazione professionale per la scrittura dei manuali d’uso, e la sua esperienza successiva, gli forniscono la piena consapevolezza di come trovare un equilibrio tra linguaggio tecnico e semplificazione.

Informazioni chiare e complete

Torniamo sullo scopo del libretto di istruzioni, quello di essere un ponte di comunicazione tra chi utilizza e chi produce un macchinario.

Al netto del corretto uso del lessico, bisogna anche scrivere in maniera chiara, diretta, trasmettendo le informazioni necessarie in modo che il destinatario del messaggio le possa recepire immediatamente.

Ecco perché è importante rivolgersi ad un redattore di manuali: la qualità del testo passa attraverso delle tecniche di scrittura che valgono in ogni ambito della comunicazione, e vengono appositamente studiate negli anni di formazione.

Tra queste tecniche rientrano, ad esempio:

  • l’uso delle forme attive del verbo, da preferire alle forme passive, in quanto veicolo di una maggiore immediatezza del messaggio;
  • l’uso della seconda persona, preferibilmente singolare;
  • l’uso del verbo all’infinito, impersonale;
  • l’uso di una spaziatura corretta tra le parole e tra le righe, per migliorare la leggibilità;
  • la suddivisione del testo in paragrafi e capitoli coerenti al loro interno per topic e tipologia di informazione;
  • l’uso di grassetti, corsivi e titoli per evidenziare concetti fondamentali;
  • l’inserimento di un sommario o di più sommari all’interno del manuale per guidare l’utente nella sua lettura.

Uso dei CMS per la scrittura dei manuali d’uso

Chi scrive libretti di istruzione fa largo uso di alcuni software per la manualistica tecnica che permettono di salvare frasi e locuzioni ripetute e riproporle all’interno di uno stesso manuale, o tra un manuale e l’altro, in caso di contenuto simile.

Questi software sono i CMS, Content Management System, ossia sistemi di gestione del contenuto, testuale e visivo nel caso dei manuali – che, oltre alle parole, contengono anche figure esplicative della macchina.

I CMS consentono di mantenere ordine all’interno del testo, di verificare l’inserimento di tutte le informazioni necessarie a una corretta compilazione del manuale e di salvare le frasi ripetute per inserirle automaticamente dove necessario, permettendo così di risparmiare tempo nel completamento della prima bozza.

Il team di ManualeEfficace si avvale anche del supporto dei CMS per scrivere i manuali e verificarne la completezza, la coerenza e la chiarezza testuale.