Il manuale di istruzioni è il documento indispensabile per gli utilizzatori delle macchine e dei macchinari industriali.

Non è solo un compendio di indicazioni su come usare una macchina, ma anche una raccolta di dati in merito alla costruzione, ai possibili malfunzionamenti, ai dati del produttore e alle domande più frequenti che sarebbero altrimenti rivolte all’assistenza clienti. 

Ogni nuovo macchinario ha bisogno di un suo libretto di istruzioni. E non solo perché è utile, ma perché è obbligatorio: ricordiamo, infatti, che è proprio la Direttiva Macchine 2006/42/CE a imporre ai fabbricanti la consegna del manuale d’uso, insieme al macchinario stesso.

Obbligo che verrà mantenuto anche nel Nuovo Regolamento Macchine 2021, introdotto quest’anno dall’Unione Europea e destinato a soppiantare la Direttiva Macchine entro il 2023.

Eppure, ancora oggi si fa fatica a comprendere il potenziale d’uso dei manuali di istruzione, visti solo come un orpello burocratico da soddisfare e non come la risoluzione a tanti dubbi degli operatori. 

Un’appendice utile del servizio clienti che vedrebbe dimezzare il numero di contatti e richieste di aiuto, se il manuale venisse sfruttato a pieno.

In quali circostanze un manuale d’uso non è efficace? Quando non esprime il massimo, cadendo in errori che potrebbero essere evitati chiedendo aiuto a redattori tecnici esperti?

Abbiamo raccolto qui i sei errori colossali dei manuali di istruzione, quelli che alla nostra analisi risultano non solo più ripetuti, ma anche più dannosi. 

Fatene tesoro per analizzare a fondo il vostro manuale. In alternativa, chiedi a noi il test gratuito del tuo manuale di istruzioni: ti aiuteremo a capire cosa migliorare, e perché farlo.

  1. Errori di linguaggio

La scelta delle parole giuste è fondamentale in un manuale di istruzioni che sia davvero d’aiuto agli operatori di macchina. Bisogna trovare il giusto equilibrio tra linguaggio tecnico e specialistico e scrittura fluida, coerente e facile da comprendere, un risultato che possono raggiungere i redattori tecnici con molta esperienza alle spalle.

Gli errori più comuni che riguardano il linguaggio sono, in particolare:

  • Complessità eccessiva. Nei manuali di istruzione la semplificazione può essere nemica della comprensione del testo; d’altro canto, usare termini troppo complicati può dar luogo a incomprensioni e rallentamenti che, specie in caso di guasto o malfunzionamento, possono provocare danni seri. 

Mentre i termini tecnici vanno rispettati, le altre parole devono collocarsi in un italiano semplice, colloquiale, con verbi e sostantivi di uso comune, alla portata di qualunque parlante della lingua. 

  • Sinonimi ambigui e non necessari. Come abbiamo anticipato nel punto precedente, sostituire i termini tecnici con loro sinonimi, magari più semplici, non è una buona idea nel caso di manuali di istruzione. Innanzitutto, i manuali saranno utilizzati solo da esperti del settore, operatori di macchina che sanno riconoscere le componenti del macchinario stesso. 

Non c’è alcun motivo di semplificare troppo il linguaggio, visto che il target di lettori è perfettamente in linea con i termini tecnici propri della macchina. Viceversa, sostituire un nome specifico, ad esempio “leva di arresto motore”, con uno più semplice come “leva rossa che si trova sotto il macchinario”, allunga il tempo di ragionamento da parte dell’operatore e si rivela una semplificazione che peggiora la comprensibilità del testo.

  • Abbreviature tecniche non ben spiegate. Le abbreviature sono solitamente indicate in una sezione apposita del manuale; quando entrano a far parte del testo, ci si deve assicurare che siano tutte opportunamente spiegate e collocate in una sezione facilmente ritrovabile, per non rischiare, ancora una volta, di compromettere la corretta comprensione del testo in maniera immediata.

2. Errori di scrittura

Anche il modo di scrivere influenza, e non poco, la leggibilità del manuale. In generale vale sempre la regola che una frase più semplice è più efficace. Senza mai sacrificare la terminologia tecnica, come abbiamo già detto, possiamo però lavorare sulla sintassi della frase per renderle quanto più facili da comprendere possibile. 

Ciò include, ad esempio: 

  • l’uso di forme verbali attive: le forme passive, oltre a rendere più lunga la frase, richiedono uno sforzo in più da parte del lettore per essere comprese. Scrivere “La leva deve essere azionata” è più complesso di “Aziona la leva”. Cerca sempre di usare forme attive nel testo per migliorare la comprensibilità del manuale.
  • modi verbali complessi: scrivere in italiano corretto è il requisito principale per poter redigere manuali tecnici, oltre alla conoscenza del settore e della normativa. Ma, anche qui, si può ricorrere a tecniche di scrittura che semplificano il testo per l’operatore di macchina, ad esempio utilizzando modi verbali diretti, espliciti, che evitano “giri di parole” e frasi particolarmente lunghe. Indicativo e imperativo solo le forme verbali più semplici e di immediata comprensione: ogni frase può contenere un solo verbo e andare dritti al punto. Le subordinate, ossia frasi costruite su più verbi e modi verbali, come congiuntivi e condizionali, implicano ancora una volta uno sforzo in più di comprensione del testo. Nei manuali di istruzione vogliamo sempre evitare questo sforzo in più: la lettura deve essere fluida e diretta, immediata.

3. Errori di struttura

L’ultimo, macro errore che consideriamo nella redazione di manuali tecnici è quello di mettere in ordine le informazioni prima di scriverle. 

Ciò riguarda sia l’ordine di scrittura, che l’ordine logico in cui vengono fornite le istruzioni. 

Per chiarire meglio: 

  • scrivere le istruzioni senza rispettare l’ordine cronologico. Fai attenzione che i passaggi riportati come istruzioni dirette siano strutturati secondo il corretto procedimento. L’elenco puntato numerato aiuta molto a capire quali sono i passaggi da compiere. In caso di più opzioni (se si verifica X fai Y, se non si verifica X fai Z) considera l’uso di diagrammi di flusso, la cui interpretazione è facile e immediata.
  • non usare i linguaggi controllati. I linguaggi controllati per la redazione di manuali tecnici sono concepiti proprio nell’ottica di semplificare al massimo la lingua per la documentazione tecnica. Quello italiano è l’ITS, Italiano Tecnico Semplificato, alla portata di tutti i redattori tecnici professionali che lo usano regolarmente nel loro lavoro.
  • rispettare un ordine logico nella suddivisione in paragrafi. Il manuale di istruzione ha una sua suddivisione interna in capitoli e paragrafi molto precisa. La sezione che riguarda i componenti è divisa da quella del montaggio, da quella delle istruzioni e da quella dei malfunzionamenti. Rientrano poi il sommario e i contatti del fornitore. Ognuna di queste sezioni ha una sua collocazione precisa, uno schema da rispettare sempre per favorire la fruizione del manuale d’uso agli addetti ai lavori.

In conclusione, quello che devi sempre ricercare nel manuale è facilità d’uso e comprensione del testo immediata. Questi due principi sono fondanti per la redazione di ogni manuale tecnico, e da qui parte la nostra analisi gratuita per l’efficacia dei manuali di istruzione.